Succesvolle ERP-implementatie dankzij gerichte training

Pon Power is dealer van Caterpillar machines en motoren. Pon Power heeft gekozen voor het ERP-systeem 'NAXT'. Een systeem dat gebaseerd is op Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en aangepast is op de wereld Peter Kalisvaart Digital Lead bij Pon Power waarin Caterpillar zich begeeft. Om ervoor te zorgen dat er op een correcte manier gebruik gemaakt wordt van dit systeem, heeft Peter Kalisvaart, de Digital Lead binnen Pon Power, contact opgenomen met Axelio Academy, voorheen Mprise. 'Ruim 200 buiten- en binnendienst technici en zo’n 100 binnendienst collega’s hebben een training gekregen. Zonder deze trainingen hadden we niet live kunnen gaan. Axelio heeft in een hele korte tijd het trainingsmateriaal gemaakt dat door instructeurs gebruikt is. Dat wat we aan de voorkant hadden bedacht is uitstekend gelukt’.

Training onder tijdsdruk: cruciaal voor een succesvolle livegang

Het belang van de trainingen was erg groot. Naast de grote groep eindgebruikers die getraind moest worden, lag er ook veel druk op dit trainingstraject. Peter zegt daarover: ‘We zijn onwijs goed geholpen onder veel stress. Een ERP implementatie is een enorm project. De complete administratie gaat over naar een nieuw systeem, terwijl het werk voor Service gewoon door moet blijven gaan. Tegelijkertijd moeten onze service-collega’s met een systeem gaan werken dat ze nog niet kennen. Trainingen zijn daarom een essentieel onderdeel van de implementatie. Wij hebben ervoor gekozen om de trainingen door professionele trainers in te laten vullen. Er was namelijk géén tijd meer over voor trainen. Ook het ontwikkelen van het trainingsmateriaal is door de trainers gedaan’.

Vanuit Axelio is al het trainingsmateriaal gebundeld in branded ‘trainings-magazines’. Compleet in de stijl van Pon Power, zodat iedere gebruiker de eigen look en feel van het bedrijf herkent.

Binnen de Axelio Academy hebben wij voornamelijk te maken met key-users. Die werken over het algemeen op kantoor. Dat was tijdens dit project wel anders. Onze trainers stonden hier tegenover monteurs. ‘Aan de hand van een heus trainingsrooster zijn alle buitendiensttechnici getraind in het werken met een nieuwe (mobiele-) software oplossing. Hierbij kregen de technici in een trainingsdatabase orders toebedeeld die ze moesten verwerken alsof ze aan het werk waren. Inclusief rapportages, uren en declaraties schrijven. De klassen van gemiddeld 10 technici kregen allemaal 2 dagen training’, aldus Peter. Op die manier is er in korte tijd een groot aantal mensen getraind.

Hoe Axelio Academy trainingen op maat leverde voor Pon Power

Mprise Academy levert ruim 80 trainingen rond het Microsoft Dynamics domein. Door jarenlange ervaring van trainers maken we eenvoudig aanpassingen of aanvullingen op de trainingen om ervoor te zorgen dat jouw processen ook aan bod komen. In het geval van Pon Power gebeurde dit ook. 'Mprise heeft haar standaardaanpak als richtlijn gehanteerd waarbij we gezamenlijk tot de juiste scope zijn gekomen. Handig want zo konden we over alle aspecten van een training nadenken en wel of niet invullen of gebruiken. De tijd voor het maken van de trainingen stond heel erg onder druk. Dan is het makkelijk dat je eigenlijk al een vliegende start kunt maken', aldus Peter over de aanloop en ontwikkeling van het trainingsmateriaal.

De keuze voor Mprise

'Axelio was door enkele ervaren consultants aanbevolen. We waren op zoek naar professionele trainers. Na een verkennend gesprek hebben we gezamenlijk de scope en volume bepaald en na wederzijds akkoord is Axelio aan de slag gegaan. Tot volle tevredenheid!

Met de wetenschap van het feit dat de trainers ook nog het NAXT pakket moesten leren en het trainingsmateriaal moesten ontwikkelen in slechts een paar weken tijd, krijgt Mprise een dikke 10', concludeert Peter.