Versnellen & automatiseren met Dynamics 365 Sales

De noodzaak van vernieuwing

‘Wij werkten nog met een heel oud CRM-systeem, met 50 verschillende Access databases die naast elkaar draaiden. Dat wilden wij graag samenvoegen in één systeem waarin we veel meer automatisering konden realiseren’. Het werken met zoveel verschillende databases leidde tot inefficiëntie en gebrek aan automatisering. Het team besloot dat het tijd was voor verandering en begon de zoektocht naar een geavanceerder CRM-systeem. Ze overwogen verschillende opties, maar kozen voor Microsoft Dynamics vanwege de integratie met Microsoft Teams en de mogelijkheid om alle interne e-mails volledig te integreren. ‘Een essentieel deel voor ons was dat alles in één systeem kon. Daarin wilden wij data per klant invoeren en data zodanig scheiden dat alle klanten hun eigen omgeving hebben. Daarnaast wilden wij dat alle e-mails automatisch gelogd zouden worden. Zowel inkomende en uitgaande e-mails, zodat mensen daar niet meer voor op een knopje hoeven te drukken en we zeker weten dat alles geborgd wordt in ons CRM-systeem'. Het oude systeem voorzag niet in deze wensen. Hierin moesten e-mails nog gekopieerd worden en meetings handmatig in Outlook worden gezet. Tijd voor vernieuwing dus.

Teams als spil: waarom volledige integratie de doorslag gaf

‘Microsoft Teams staat in onze organisatie heel centraal. Het is echt het centrale platform waar vanuit wij werken. Dat was wel echt een harde eis’. Tijdens het selectieproces heeft EuroDev verschillende CRM-systemen grondig onderzocht, waarbij de nadruk lag op Microsoft Teams-integratie als cruciaal punt. De keuze voor Dynamics was mede gebaseerd op het vermogen om niet alleen aan deze eis te voldoen, maar ook om volledige integratie met e-mails te bieden, waardoor handmatige taken aanzienlijk verminderd werden. Niet alleen de functionaliteit was belangrijk. ‘We hebben ook de licentiestructuur van diverse systemen vergeleken. Die boden allemaal niet de juiste oplossing om alle klante-mails te integreren. Terwijl we nu voor iedere medewerker één enkele Microsoft-licentie hoeven in te kopen, ondanks dat onze mensen per persoon 3 tot 5 mailadressen gebruiken’.

De overgang van het oude CRM-systeem naar Microsoft Dynamics werd gefaseerd aangepakt. In plaats van alle medewerkers tegelijkertijd over te zetten, kozen ze ervoor om eerst twee klanten live te zetten. Dit gaf hen de mogelijkheid om eventuele bugs snel op te lossen voordat de volledige uitrol plaatsvond. De implementatie vereiste veel werk, vooral bij het overzetten van gegevens, maar het gefaseerde proces bleek uiterst effectief.

Gideon Ebbers, Business Development Manager bij EuroDev, werkt dagelijks met het nieuwe verkoopplatform. Hij is erg positief over de nieuwe manier van werken. ‘Het oude systeem was meer een kaartenbak. Dat was niet interactief. Terwijl we in het nieuwe systeem juist allerlei taken kunnen plaatsen voor mijzelf, maar ook voor collega's. Zo is de opvolging naar volgende opportunities beter te loggen. De activiteitenmodule waarin ik precies kan volgen welke stappen er al zijn doorlopen en waar nog kansen liggen. Dat scheelt mij heel veel denkwerk. Het systeem herinnert mij er zelf aan’. Daarvoor moest veel handmatig worden overgezet. Zo moesten alle meetings handmatig in Outlook worden gezet.

Een mooi resultaat van de implementatie van het nieuwe systeem is af te meten aan het succes dat EuroDev heeft in hun projecten. Gideon noemt één van zijn projecten als voorbeeld: ‘Kijk naar Morse Drums. Daar zijn we mee begonnen toen ons nieuwe verkoopplatform net live was. De teller stond toen dus nog op nul dealers. Nu, een klein jaar later, hebben we zes dealers voor hen aangesloten. Dat heeft mede te maken met ons nieuwe CRM-systeem, omdat we daarin heel efficiënt konden werken en heel goed track houden op de activiteiten. Daardoor was onze opvolging heel scherp. Dat waarderen de prospects enorm en resulteert ook in een waardevol partnership'.

Implementeren van IT-oplossingen is mensenwerk

Een implementatie van nieuwe software is vaak een ‘IT-feestje’. Het zijn echter mensen die met de nieuwe software moeten werken. Bij Axelio, voorheen Mprise hebben we daarom vanaf het begin van onze projecten de focus op de mensen. Bij EuroDev was dit ook zo. Olga vertelt daarover dat zij tijdens het hele traject hun key users betrokken hadden: ‘We hebben ervoor gezorgd dat zij vanaf het voortraject al betrokken waren. Vragen als “Wat hebben we precies nodig?”. En “Wat zijn de belangrijkste punten om te realiseren?”. Die key users zijn ook de test users geweest tijdens de ontwikkelingsfase en trainen ons team nu om ook de rest van de organisatie mee te krijgen. Zij hebben iets meer kennis en schakelen een direct met de IT afdeling om bepaalde onderwerpen op te pakken’.

De overstap naar Microsoft Dynamics CRM heeft voor het bedrijf geleid tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, productiviteit en gegevensbeheer. Het gefaseerde implementatieproces, nauwe samenwerking met ontwikkelaars en training van key users hebben bijgedragen aan het succes van het project. Met toekomstige plannen voor uitbreiding blijft het bedrijf streven naar het optimaliseren van hun CRM-systeem en het verbeteren van bedrijfsprocessen.